AUDITORÍA DEL ÁREA DE PERSONAL: CÓMO SUPERARLA CON ÉXITO

El Asesor Gubernamental, en su objetivo de contribuir al mejor desempeño de los administradores y operadores de los Sistemas Administrativos Gubernamentales, brinda a sus lectores la información sobre la auditoría en el área de personal, una de las acciones de control más importantes y trascendentes que se ejecutan en este ámbito, y las recomendaciones para superarlas con éxito.

INTRODUCCIÓN

Expresamos a continuación algunas de nuestras muy personales apreciaciones que tenemos sobre este tema, producto de nuestra larga experiencia en la administración pública, con la doble finalidad de advertir al administrador y operador del sistema de Personal sobre los imprevisibles riesgos a los que pueden estar expuestos como resultado de una acción de control, y coadyuvar en algo a que el sistema de control contribuya efectivamente a la buena marcha de las entidades del estado.

En primer lugar, una importante recomendación para los servidores y funcionarios públicos a cargo de la dirección y operación del sistema de personal institucional: ejerza una permanente supervisión y control de los procesos, acciones y actividades del área, asegurando, además, la implantación y funcionamiento de mecanismos de control interno previo y concurrente. Nunca se puede estar seguro de que todo esté marchando correctamente, en términos de eficiencia, eficacia y legalidad. Los resultados de las auditorías pueden señalar observaciones que escapan a la más prolija previsión, pues podemos estar seguros de haber cumplido con todas las normas y procedimientos en una determinada operación, pero el auditor encargado de la acción de control puede tener un criterio diferente no exento de elementos subjetivos.

Los hallazgos encontrados en los procesos de auditoría son comunicados al órgano responsable para el descargo correspondiente. Aún cuando el descargo que se efectúe se realice con la sustentación suficiente que acredite la corrección de la operación materia del hallazgo, la auditoría, con criterios subjetivos que las normas no evitan, puede considerar insuficiente el descargo efectuado e imputar la observación correspondiente con sólo esta mención en el informe final: “En nuestra opinión este descargo no desvirtúa la observación”. Y formula la observación, señalando al o los responsables.

En no pocas oportunidades hemos sido testigos de casos como éste en la administración pública

Hasta antes de la promulgación de la Ley Nº 29622 (se publicó el 10 de Diciembre de 2010), los informes de auditoría concluían recomendando “Tomar las medidas correctivas”. Y nada más. Y como no existían otras instancias a las cuales recurrir en este proceso y los informes de auditoría constituyen pruebas preconstituidas, se configuraba una falta en el o los responsables que la auditoría había señalado y se aplicaban las sanciones, inclusive la destitución, muchas veces injustamente.

Mediante la Ley Nº 29622, se han conferido facultades a la Contraloría General de la República para sancionar a los empleados públicos a quienes los Órganos del Sistema de Control hayan encontrado responsabilidad administrativa funcional, con lo cual ya no son las autoridades institucionales quienes imponen las sanciones, sino la Contraloría General de la República, hecho con el que hemos estado en desacuerdo, según nuestro Comentario del 13 de Diciembre de 2010.

Los informes de acciones de control ejecutadas por los Órganos de Control Institucionales o Auditorías Externas, son remitidos a la Contraloría General de la República, y no conocemos de medidas correctivas que haya tomado ese Organismo como resultado de la revisión y análisis que debe efectuar sobre los informes que recibe.

Sucede esto pese a que existen normas sobre los procesos de auditoría y sobre la conducta y desempeño de los auditores, que podrían evitar, o por lo menos disminuir, la incidencia de actos arbitrarios en las acciones de control, pero lamentablemente, ni los auditados para hacer valer sus derechos, ni los auditores para cumplir con sus obligaciones, las observan cabalmente.

PRINCIPALES NORMAS LEGALES DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA

Terminado el ejercicio presupuestal, para el caso de las Auditorías a los Estados Financieros, o en cualquier época del año para el caso de Exámenes Especiales, corresponde que el órgano encargado del Sistema de Personal y demás órganos responsables de la gestión institucional, sean sometidos al examen de rigor mediante una auditoría.

Con el objetivo de que la Dependencia encargada del Sistema de Personal supere con éxito el examen, desarrollamos a continuación un conjunto de orientaciones para ayuda del administrador y operador de dicho sistema, empezando con el marco legal en el que se encuadra una auditoría, lo que permitirá que los auditados se posicionen debidamente en este proceso.

En ese sentido, recomendamos al administrador y operador del sistema de Personal, tomar conocimiento suficiente de las siguientes normas del Sistema Nacional de Control

-  Ley Nº 27785 – Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

- Ley Nº 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.

- Ley Nº 29622 - Ley que modifica la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y amplía las facultades en el proceso para sancionar en materia de responsabilidad administrativa funcional.

- Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las entidades del Estado.

- Decreto Supremo Nº 023-2011-PCM - Reglamento de infracciones y sanciones para la responsabilidad administrativa funcional derivada de los informes emitidos por los órganos del Sistema Nacional de Control.

-  Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU, aprobadas por Resoluciones de Contraloría Nº 162-95-CG, Nº 141-99-CG, Nº 259-2000-CG, Nº 012-2002-CG y 309-2011-CG

- Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG - Normas de Control Interno.

- Acuerdo de Directorio Nº 001-2006/028-FONAFE - Código Marco de Control Interno de las Empresas del Estado.

ACCIONES PREVIAS A LA AUDITORÍA

En aplicación de la definición de Control Previo y Simultáneo establecida en la Ley Nº 27785, corresponde a la dependencia encargada del Sistema de Personal, realizar las acciones de verificación y control sobre todas las operaciones y acciones que se desarrollan en su área, en forma sistemática y permanente, antes y simultáneamente a su realización, como mecanismos de control interno previo y simultáneo de responsabilidad de la entidad.

Esta labor se realiza permanentemente, sin embargo, previamente a la fecha de inicio de la auditoría, la dependencia debe proceder a una exhaustiva y detallada verificación y, de ser necesario, subsanación, de las acciones realizadas y de su documentación sustentatoria.

a) Verificación Previa

Al término del ejercicio presupuestal y antes del inicio del proceso de auditoría, la dependencia encargada del Sistema de Personal debe efectuar una revisión de las acciones y operaciones realizadas, así como de sus aspectos organizativos, normativos y de funcionamiento, con la finalidad de verificar el debido cumplimiento de las normas legales, técnicas y de organización que le son exigibles.

La verificación previa comprende todas las acciones y operaciones realizadas durante el año al que corresponde la acción de control,  principalmente los siguientes aspectos, además de otros particulares para cada entidad:

- Planilla Única de Remuneraciones y de Pensiones

Tiene por objeto verificar si los conceptos y montos considerados en ella, tienen el debido sustento documentario. En otras palabras, compararlos con las resoluciones por medio de las cuales se asignaron las remuneraciones, bonificaciones y demás asignaciones que figuran en la Planilla, así como las licencias y vacaciones concedidas y las pensiones. Puede realizarse selectivamente, revisando las planillas en las que se muestren diferencias sustanciales con las anteriores o posteriores. También debe revisarse los nombres y apellidos de los trabajadores, su nivel salarial, cargo y demás información que contenga.

- Descuentos efectuados

Tiene por objeto verificar si los descuentos efectuados por faltas, tardanzas, pensiones, impuestos y demás contribuciones a cargo del trabajador, han sido correctamente aplicados, ejecutados y trasladados sus montos a los organismos correspondientes, llámense SUNAT, AFP, CAFAE u otro.

- Ingreso de Personal

 Tiene por objeto verificar si para el ingreso de personal en el periodo, se han observado las normas, procedimientos y requisitos, de acuerdo al régimen laboral que corresponda, incluido el régimen especial de Contratación Administrativa de Servicios. 

- Sistema de control de asistencia y permanencia del personal

Tiene por objeto verificar si el sistema implantado en la entidad, sea manual o mecanizado ofrece la garantía necesaria para asegurar el cumplimiento de los dispositivos legales sobre la materia, y se efectúan los cálculos correctos que permitan aplicar debidamente los descuentos y sanciones que se puedan derivar de este control.

- Presupuesto Analítico de Personal – PAP

En este aspecto se debe verificar si las partidas presupuestales consideradas en el Presupuesto Analítico de Personal, se han comprometido correctamente a nivel de Grupo Genérico del Gasto y Específica del Gasto.

Puede suceder que a nivel de Grupo Genérico los compromisos hayan sido efectuados dentro del marco presupuestal, pero que se hayan presentado mayores y menores ejecuciones a nivel de partidas específicas, en cuyo caso se debe coordinar con la oficina de presupuesto o la que haga sus veces en la entidad, a efectos de que se realicen las modificaciones correspondientes mediante créditos y anulaciones en las partidas correspondientes.

- Cuadro de Asignación de Personal

El Cuadro de Asignación de Personal considera todos las plazas con que cuenta la entidad y para la contratación de personal es requisito que la plaza por cubrir se encuentre considerada en el CAP.

La verificación de este documento de gestión debe estar orientada a sustentar las razones por las que existen plazas vacantes. Estas razones pueden ser: por prohibición expresa señaladas en las medidas de austeridad vigentes, o por insuficiencia de la asignación presupuestal correspondiente, o por política y decisión institucional, en razón de que no es imprescindible para la entidad la cobertura de las plazas que se encuentran vacantes.

Estas razones deben encontrarse suficientemente documentadas, con los dispositivos legales o internos, o con la documentación presupuestal o administrativa que corresponda.

- Contratos de trabajo sujetos a modalidad y convenios de Formación Laboral Juvenil, de  Prácticas Profesionales y de Aprendizaje.

En este aspecto deben verificarse los contratos de trabajo sujetos a modalidad regulados en el Título II del TUO de l Decreto Legislativo Nº 728 - Ley de Productividad y Competitividad Laboral aprobado por Decreto Supremo Nº 003-97-TR, en los convenios de Formación Laboral Juvenil y de Prácticas Pre profesionales, y en los Contratos de Aprendizaje, establecidos en la Ley Nº 28518 -  Ley sobre Modalidades Formativas Laborales; que hayan sido celebrados por la entidad.

Esta verificación debe estar orientada a establecer si se han cumplido con todas las regulaciones establecidas por los dispositivos legales que son de aplicación, en lo referente a: requisitos para su otorgamiento o contratación, celebración de convenios y contratos de acuerdo a las formalidades, tiempo de duración, proporción máxima permitida por ley, obligaciones de la empresa, y otros.

- Contratos con Empresas de Servicios y Cooperativas de Trabajadores

Esta verificación permite determinar si los contratos de intermediación laboral que hubieran sido suscritos por la entidad, están siendo ejecutados conforme a las regulaciones establecidas en la Ley Nº 27626 – Ley que regula la actividad de las empresas especiales de servicios y de las cooperativas de trabajadores, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 003-2002-TR, especialmente en lo referente a derechos, obligaciones, montos pagados, plazo de duración y relaciones entre la entidad usuaria y los trabajadores o socios destacados a ella.

- Convenios con Empresas Administradoras y Proveedoras de Alimentos

Tiene por objeto verificar si los convenios suscritos con empresas administradoras o proveedoras de alimentos, en el marco de lo establecido en la Ley Nº 28051 – Ley de prestaciones alimentarias y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2003-TR, principalmente en lo referente a la aplicación del porcentaje del beneficio, infracciones y relaciones entre trabajador y empleador y entre las empresas administradoras y proveedoras de alimentos con la empresa cliente, según los artículos 6º, 14º y 15º del Reglamento de la Ley y Títulos III y IV del mismo dispositivo legal.

- Personal laborando sin contrato

En este aspecto se debe poner especial énfasis en los contratos de intermediación personal, contratos sujetos a modalidad, convenios de prácticas pre profesionales de formación laboral juvenil y contratos de locación de servicios, verificando las fechas de vencimiento de los mismos.

Se debe tener presente que la prestación de servicios personales sin el respectivo contrato – por haberse vencido o no haber sido suscrito – es una causa para considerar la existencia de un contrato a plazo indeterminado.

- Legajos Personales

Es necesario verificar que todos los trabajadores cuenten con sus respectivos legajos personales, que éstos se encuentren completos y actualizados, así como convenientemente preservados y resguardados.

- Archivos documentarios

Los archivos documentarios son muy importantes en un proceso de auditoría, porque contienen el sustento de todas las acciones y operaciones realizadas por el área de personal; el sólo hecho de encontrarse incompletos o desordenados, puede ser motivo de observaciones de la auditoría.

Los archivos documentarios deben contener las resoluciones de aprobación de las distintas acciones de personal realizadas,  comunicaciones, informes, normas legales y otros relacionados con las funciones del área de personal; y mantenerse debidamente ordenados y clasificados de tal manera que se pueda tener un fácil acceso a cualquier documento específico que se requiera.

- Boletas de Pago

Corresponde verificar los archivos de las boletas de pago, cuyas copias se mantienen en el área de personal como evidencia del pago efectuado, por lo que se debe constatar que todas estén firmadas por los trabajadores. Deben mantenerse suficientemente preservadas contra su deterioro o pérdida, pues son documentos de constante uso y de prolongada vida útil

- Cumplimiento de Medidas de Austeridad, Racionalización y Disciplina en el gasto

En este aspecto se debe verificar, una a una, el cumplimiento de las medidas de austeridad, racionalización y disciplina en el gasto que, sobre el ámbito de personal, hayan sido establecidas por dispositivos legales del Gobierno o por directivas internas de la entidad.

Cada entidad aplicará las medidas que le corresponda, según se trate de entidades del Gobierno Nacional, Gobierno Regional, Gobierno Local, de Tratamiento Empresarial o de empresas bajo el ámbito de FONAFE.

- Reglamento de Organización y Funciones – ROF

Sobre el Reglamento de Organización y Funciones, corresponde al área de personal, verificar el cumplimiento de las funciones generales que corresponden a ese órgano señaladas en el ROF y su difusión y conocimiento por parte de su personal.

- Manual de Organización y Funciones –MOF

Debe constatarse que todo el personal conozca y tenga a su inmediato alcance, las funciones propias del cargo que ejercen así como del órgano al cual pertenecen.

Aún cuando su formulación y actualización no es responsabilidad del área de personal, es recomendable que ésta mantenga una constante atención sobre el MOF, a fin de solicitar su actualización al órgano de racionalización cuado sea necesaria, sobre todo en los casos de modificación del Cuadro de Asignación de Personal - CAP

- Reglamento Interno de Trabajo

El Reglamento Interno de Trabajo es un documento de gran importancia y permanente consulta y revisión, porque regula, internamente y en base a los dispositivos legales aplicables, las relaciones entre la entidad y sus trabajadores, estableciendo para estos sus obligaciones específicas para con la entidad.

La verificación del Reglamento Interno de Trabajo comprende la constatación documentaria de que ha sido entregado oportunamente a la Autoridad de Trabajo respectiva, de haber sido suficientemente difundido a todos los trabajadores de la entidad, y su actualización de acuerdo a nuevas normas legales que se puedan haber emitido, cambios organizacionales u otro factor que haga necesaria dicha actualización.

- Observaciones pendientes de Auditorías anteriores

Uno de los aspectos que toda auditoría tiene la obligación de revisar, es el referente al avance en la superación de observaciones señaladas en los informes de auditoría que se hayan realizado anteriormente en la entidad.

En este aspecto es conveniente mantener un archivo documentario de todas las acciones y medidas correctivas realizadas por la entidad para superar las observaciones contenidas en cada uno de los informes anteriores de auditorías realizadas n la entidad, llámense internas o externas, financieras, de gestión o exámenes especiales.

Es aconsejable también mantener una base de datos computarizada para registrar toda la información sobre estos informes de auditoría, la que debe ser revisada y actualizada permanentemente.

b) Criterios que se deben tener presente en las acciones previas a una auditoría

La verificación previa a una auditoría debe enmarcarse dentro de los criterios que operan en las acciones de control, de modo que permitan prever elementos imprevistos en la determinación de hallazgos y/u observaciones, propios de la percepción profesional y técnica del auditor.

Algunos de estos criterios, formados de la experiencia en estas acciones de control, son los siguientes:

- Todas las acciones del área deben tener el sustento suficiente

 Al respecto, se debe tener en cuenta que, según la NAGU 3.40 el auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante para formular razonablemente sus juicios y conclusiones, y que estas evidencias pueden ser físicas (observación directa), documentales (cartas contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño), testimoniales (obtenidas de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas) analíticas (cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes, cuyas bases debe ser sustentadas documentadamente, en caso necesario).

 En ese sentido, al área responsable le corresponde mantener el sustento suficiente de las acciones que realiza, de manera tal que le permita justificarlas de modo cierto y objetivo en el descargo de los hallazgos que la auditoría pudiera comunicarle.

- Las observaciones y hallazgos pueden referirse a aspectos que no se encuentran explícitamente regulados

 Las acciones del área pueden ser objeto de observación por acción u omisión en aspectos que no transgreden expresamente ningún dispositivo legal o norma interna ni tampoco las normas técnicas de control.

 El auditor, al hacer uso de su criterio profesional y técnico, puede considerar como deficiencias aspectos que para el área ni para la entidad lo son.

 En estos casos el descargo respectivo debe ser preciso y fundamentado, mostrando las razones de gestión u organizacionales, e inclusive prohibiciones legales (que el auditor pueda no haber tomado en cuenta) que hacen innecesarias o ilegales estas acciones.

- El orden y la disciplina administrativa son aspectos que forman opinión en el auditor

Desde el momento en que el auditor inicia la acción de control, ya se forma una opinión general del funcionamiento del área: si encuentra desorden en el mobiliario y archivos, deficiencias de limpieza en los ambientes, si los documentos que solicita no son ubicados rápidamente y sin vacilaciones, si no encuentra cuidado y esmero en la conservación de los archivos y situaciones similares, el auditor, involuntariamente o no, asume un prejuicio respecto al funcionamiento general del área de personal. Negativa en las situaciones señaladas y positiva en las situaciones contrarias.

- Puede proporcionarse información distorsionada o equivocada al auditor que origina observaciones

El auditor, en su tarea de obtener la información necesaria, puede solicitarla a personal del área que no está bien informado del asunto sobre el cual se requiere información y proporcionarla en forma distorsionada o equivocada, sin conocimiento del responsable del área o del técnico o especialista en dicho asunto.

Para prevenir esta situación, es recomendable que el responsable del área, instruya a su personal, en forma previa al inicio de la auditoría, sobre los encargados de brindar la información que solicite la auditoría, según el tema de que se trate.

- Una actitud defensiva o exculpatoria puede formar opinión en el auditor

Sucede algunas veces que los auditados, al ser requeridos por los auditores, adoptan una actitud defensiva sin razón aparente, actitud que también suele expresarse en términos exculpatorios y, por ende, con el riesgo de incriminaciones a otros trabajadores. Estas actitudes pueden hacer presumir al auditor que detrás de ellas subyace alguna deficiencia o irregularidad que debe investigar, complicándose injustificada e innecesariamente la acción de control.

INICIO Y DESARROLLO DE LA AUDITORÍA

a) Obligaciones del área de personal en el desarrollo de la auditoría

Se da inicio a la auditoría, proceso en el cual, el área tiene dos obligaciones importantes con respecto a la auditoría designada para tal acción de control:

- Proporcionar toda la información que se le requiera, en forma completa y oportuna.

- Efectuar, dentro de los plazos establecidos en la “Comunicación de Hallazgos” que le hace llegar la auditoría, la respuesta con los descargos y aclaraciones que correspondan sobre los hechos y operaciones materia de observaciones.

b) Comunicación de Hallazgos

Según la NAGU 3.60, durante la ejecución de la acción de control, la Comisión Auditora debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el Informe correspondiente.

Una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones correctivas.

Los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de control gubernamental empleados y  revelarán necesariamente la situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); así como la razón que motivó el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando ésta última haya podido ser determinada a la fecha de la comunicación.

La comunicación se efectúa por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente. De no encontrarse la persona, se le dejará una notificación para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) días hábiles. En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados para recabarlos dentro de igual plazo, mediante publicación, por una sola vez, en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada. Los hallazgos podrán ser recabados personalmente o a través de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendrá por agotado el procedimiento de comunicación de los mismos.

En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se señalará el plazo perentorio para la recepción de las aclaraciones o comentarios que deberán formular individualmente las personas comprendidas, el cual será establecido por la Comisión Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el alcance de la acción de control y si la persona labora o no en la entidad auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) días hábiles, más el término de la distancia; precisándose que a su vencimiento sin recibirse respuesta o ser ésta extemporánea, tal situación constará en el Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de observación, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluación e incorporación de los comentarios presentados extemporáneamente al plazo otorgado. Excepcionalmente, el citado plazo podrá prorrogarse por única vez y hasta por tres (3) días hábiles adicionales en casos debidamente justificados por el solicitante; en estos casos, se entenderá que el pedido ha sido aceptado a su recepción, salvo denegación expresa.

El inicio del proceso de comunicación de hallazgos será puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la entidad auditada, con el propósito que éste disponga que por las áreas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentación de sus aclaraciones o comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicación cursada por la Comisión Auditora servirá como acreditación.

Únicamente, bajo responsabilidad de la Comisión Auditora y previa autorización del nivel gerencial competente, podrá exceptuarse la comunicación de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en cuanto a su comisión, tipicidad, sustento e identificación de los presuntos responsables, la citada comunicación resulte irrelevante, debiéndose en dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente Informe Especial para su remisión a las autoridades competentes.

c) Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las observaciones – Carta de Descargo

Recibida la Comunicación de Hallazgos y en el plazo establecido en ella, el responsable del área y/o personal comprendido en las observaciones, formulará su respuesta sobre las presuntas deficiencias o irregularidades que se señalan en dicha Carta. .

Según la NAGU 4.40, los comentarios y/o aclaraciones contenidos en la respuesta a la carta de comunicación de hallazgos, por parte del personal comprendido en las observaciones, en lo esencial y sucintamente deben ser expuestas con la propiedad debida; indicándose, en su caso, si se acompañó la documentación sustentatoria pertinente.

La Comisión Auditora evaluará los comentarios y/o aclaraciones, sustentando los argumentos invocados y consignando la opinión resultante.

Tanto las observaciones y/o aclaraciones como la evaluación y opinión resultante de su análisis, serán considerados en el contenido del Informe Final de la auditoría.

Las respuestas del personal comprendido en las observaciones son determinantes para determinar si han existido deficiencias o irregularidades en la gestión de personal e incorporarlas como observaciones en el informe final, razón por la cual se deben realizar con la máxima exactitud, objetividad y sustento que sean posibles, desechando los comentarios o juicios no esenciales y que puedan disminuir los argumentos y razones de fondo.

Para ello, es recomendable que el contenido de las respuestas sea analizado en grupo de trabajo del personal del área y, en los casos en que las presuntas observaciones estén relacionadas con las funciones de otros órganos, someterlas también a consideración y opinión de los mismos.

Cualquier previsión que se tome en relación con la exactitud y objetividad de las respuestas, no son innecesarias.

En caso de que efectivamente se haya producido la deficiencia o irregularidad, es conveniente señalar los factores de orden legal, administrativo u organizacional que han contribuido a su ocurrencia.

Debe tenerse presente que de no haberse dado respuesta a la comunicación de hallazgos o de haber sido ésta extemporánea, se referenciará tal circunstancia y la observación se mantendrá en el informe final de auditoría.

d) Evidencia Suficiente, Competente y Relevante

Las irregularidades o deficiencias planteadas como observaciones por la comisión de auditoría en su informe final, deben estar sustentados en evidencias suficientes, competentes y relevantes. Este criterio debe ser tenido en cuenta también por el personal del área al momento de formular sus comentarios y/o aclaraciones a los hallazgos comunicados por la auditoría

El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de auditoría.

 La evidencia deberá someterse a revisión para asegurarse que cumpla con los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de trabajo deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.

- Suficiencia

 Es suficiente la evidencia objetiva y convincente que basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones expresadas en el Informe. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de procedimientos de auditoría se comprueban razonablemente los hechos revelados. Para determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podrán emplear métodos estadísticos con ese propósito.

- Competencia

Para que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, se deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez o de su integridad. De ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe.

Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente:

„« La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado.

„« La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha establecido.

„« Los documentos originales son más confiables que sus Copias.

„« La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).

- Relevancia

Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso; la información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no podrá incluirse como evidencia.

Cuando se estime conveniente, el auditor deberá obtener de los funcionarios de la entidad auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que haya obtenido.